De bijeenkomsten die we organiseren, variëren van congressen, werkconferenties, aandeelhoudersvergaderingen en klantendagen tot seminars, workshops, expert meetings, studiereizen en rondetafelbijeenkomsten. We begeleiden zakelijke bijeenkomsten van idee tot uitvoering.

Ontwikkeling van het concept voor de bijeenkomst

• opzet van of deelname aan de projectgroep voor de bijeenkomst
• het voeren van voorgesprekken en interviews
• voorstellen voor de inhoudelijke invulling
• advies over de formule en vorm van de bijeenkomst op basis van uw doelstellingen
• de creatieve invulling (naamgeving, thema, vormgeving)

Samenstelling van het programma

• advies en ondersteuning bij het vinden van onderwerpen en sprekers
• voorbesprekingen met inhoudelijke adviseurs, onderzoekers en sprekers

Benadering en begeleiding van sprekers, sponsoren en
workshopleiders

• zoeken van voorzitters, inleiders en workshopbegeleiders en afspraken maken over thematiek, inhoud en vorm
• werving en bemiddeling van sponsoren
• werving en bemiddeling van stands en standhouders
• contacten met sprekers over logistieke wensen en presentatie

Voorzitterschap en verslaglegging van ronde-
tafelbijeenkomsten

• het leveren van voorzitters voor gespecialiseerde expert meetings
• verslaglegging van de bijeenkomst

Congressecretariaat

• deelnemersregistratie
• deelnemersbevestiging
• deelnemersfacturering

Organisatie van informatiemarkten, postersessies,
entertainment en partnerprogramma’s

Keuze en contractering van congres- en hotellocaties

• voorstellen voor accommodatie en leveranciers voor techniek, audiovisuele middelen, amusement, catering en fotografie
• begroting
• contractering
• administratie en facturering

Communicatie met deelnemers

• opstellen en verzenden van uitnodigingen
• registratie en opvang van deelnemers tijdens de bijeenkomst, inzet van hostessen
• opzet en uitvoering van sociale en partnerprogramma’s

Publiciteit

• plaatsing op relevante congresagenda’s
• opstellen van teksten voor folders, websites, advertenties, persberichten en persmappen
• productie en verzending van publiciteitsmiddelen
• persuitnodigingen en persbegeleiding

Planning, begroting en draaiboeken

Ondersteuning met (interactieve) congrestechniek

Websites en CD-rom’s

• opname van congressen
• reportages met verslagen en interviews
• bouw van websites waarop de congresbijdragen zijn te zien
• samenstellen van DVD’s en CD-rom’s met het programma van congressen en workshops

Congresevaluatie door deelnemers